Datenschutzerklärung
Wir sind die Aroundtown-Unternehmensgruppe, eine Gruppe von Immobiliengesellschaften für Gewerbe- und Wohnimmobilien in ganz Europa. In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber, wie die Gesellschaften der Aroundtown-Gruppe Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit verarbeiten. Soweit in dieser Datenschutzerklärung von „wir“ oder „uns“ die Rede ist, bezieht sich dies jeweils auf dasjenige Unternehmen, das für die konkrete Datenverarbeitung als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO zuständig ist.
Daten gelten als personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu zählen beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift oder Ihre IP-Adresse. Die nachfolgenden Bestimmungen dienen dazu, Sie darüber zu informieren, in welcher Weise, in welchem Umfang und zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten.
1. Webseite
1.1 Besuch einer Webseite
Wenn Sie eine unserer Webseiten ausschließlich zu Informationszwecken besuchen, verarbeiten wir Ihre IP-Adresse, Informationen zu dem von Ihnen verwendeten Gerät und Browser (Betriebssystem, Browsertyp und -version, Hostname des Geräts), die Referrer-URL sowie Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihnen unsere Webseite korrekt anzuzeigen, ihre Kernfunktionen bereitzustellen sowie die Stabilität und Sicherheit unserer Seite zu gewährleisten.
Zur Bereitstellung unserer Webseite und ihrer grundlegenden Funktionen (z. B. Spracheinstellungen, Cookie-Einstellungen) setzen wir Cookies auf Ihrem Endgerät ein. Ein Cookie ist eine kleine Textdatei, die auf der Festplatte Ihres Computers gespeichert wird und es ermöglicht, ein bestimmtes Gerät oder einen bestimmten Browser wiederzuerkennen. Die meisten dieser Cookies sind sogenannte Session-Cookies, die mit Ende Ihrer Browsersitzung ablaufen. Das Cookie, mit dem wir Ihre bevorzugte Sprache auf Grundlage Ihres Standorts bestimmen, sowie das Cookie, mit dem wir Ihre Cookie-Einstellungen für unsere Webseite speichern, laufen jeweils nach 12 Monaten ab.
Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit sie der Bereitstellung unserer Webseite dient, sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Sicherheit unserer Webseite zu gewährleisten und Ihnen einen nutzerfreundlichen, effektiven und sicheren Zugriff auf ihre wesentlichen Funktionen zu ermöglichen.
2. Kommunikation zwischen Ihnen und uns, einschließlich Newsletter
Wir können über verschiedene Kommunikationskanäle miteinander in Kontakt treten. In diesem Zusammenhang verarbeiten wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten unter anderem zu folgenden Zwecken:
2.1 Kommunikation über verschiedene Kommunikationskanäle
Sie können uns über unterschiedliche Kanäle kontaktieren, z. B. per Post, E-Mail, Fax oder Telefon. Im Rahmen unserer Kommunikation tauschen wir personenbezogene Daten aus. Wir verarbeiten daher Ihre Kontaktdaten und Kommunikationsdaten (z. B. Nachrichten, Gesprächsinhalte, geteilte Dateien). Zweck dieser Datenverarbeitung ist es, die laufende Kommunikation zwischen Ihnen und uns zu ermöglichen und Ihr Anliegen zu bearbeiten. Abhängig vom gewählten Kommunikationskanal können zusätzliche Daten verarbeitet werden. Nutzen wir beispielsweise Videokonferenz-Tools, verarbeiten diese gegebenenfalls zusätzliche technische und dienstbezogene Daten, um eine unterbrechungsfreie Verbindung zu gewährleisten. Mitunter schließen wir Verträge elektronisch oder unterzeichnen Dokumente elektronisch mithilfe eines Tools für elektronische Signaturen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit der Kommunikation mit Ihnen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO oder – sofern der Kontakt nicht den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags betrifft – Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer optimierten und nachvollziehbaren Kommunikation und Dokumentenfreigabe mit unseren Kunden sowie unseren Vertrags- und Geschäftspartnern und daran, auf deren Anfragen angemessen reagieren zu können.
2.2 Kontaktaufnahme über Immobilienportale
Um potenzielle Mieter, Käufer und Verkäufer zu erreichen, stellen wir unsere Immobilien auf verschiedenen Immobilienplattformen ein. Wenn Sie über eine solche Plattform eine Anfrage an uns richten (sei es für sich persönlich oder im Namen Ihres Arbeitgebers), erhalten wir von dem Betreiber der Plattform Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten sowie den Inhalt Ihrer Anfrage (einschließlich der von Ihnen darin angegebenen personenbezogenen Daten und insbesondere Informationen zu dem Immobilienobjekt, an dem Sie interessiert sind).
Rechtsgrundlage für das Einstellen unserer Immobilien mithilfe von Drittanbietern ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Immobilien über Drittplattformen professionell, leicht zugänglich und kommerziell attraktiv zu präsentieren sowie die Qualität und Einheitlichkeit der Interaktion mit Interessenten über verschiedene Plattformen hinweg zu verbessern.
2.3 Newsletter-Abonnement
Auf einigen unserer Webseiten können Sie Newsletter und Verteiler (z. B. für Investor-Relations-Themen) abonnieren. In den Newslettern und Verteilern informieren wir Sie – abhängig vom jeweiligen Newsletter oder Verteiler – regelmäßig über Finanzergebnisse und andere Investor-bezogene Themen oder sonstige Informationen über unser Unternehmen, die für Sie von Interesse sein können. Wenn Sie einen Newsletter oder Verteiler abonnieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen die Informationen zuzusenden, für die Sie sich registriert haben.
Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenverarbeitungen ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in den Erhalt des Newsletters jederzeit zu widerrufen, z. B. durch Klick auf den in jedem Newsletter enthaltenen „Unsubscribe“-Link oder per E-Mail an die unter Ziffer 18 angegebene Adresse.
In einigen Fällen können wir Ihnen auch ohne gesondertes Abonnement relevante Updates und Newsletter zusenden, wenn Sie bereits zuvor einen Vertrag mit uns geschlossen haben, sofern die Zusendung Werbung für ähnliche Waren oder Dienstleistungen enthält, die Gegenstand dieses Vertrags waren, Sie der Nutzung Ihrer E-Mail-Adresse hierfür nicht widersprochen haben und wir Sie bei Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse und in jeder Zusendung auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen haben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse an der Vermarktung unserer Produkte und Dienstleistungen gegenüber unserem Kundenstamm (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Zur Ausübung Ihres Widerspruchsrechts können Sie die vorgenannten „Unsubscribe“-Möglichkeiten nutzen oder uns per E-Mail kontaktieren.
Für das Abonnement verwenden wir ein sogenanntes Double-Opt-in-Verfahren. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, mit dem Sie bestätigen, dass Sie Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und den Newsletter erhalten möchten. Erfolgt die Bestätigung nicht innerhalb von 30 Tagen, werden Ihre personenbezogenen Daten automatisiert gelöscht.
2.4 Kontaktformular – PropTech Pitch Night
Wenn Sie das Kontaktformular auf unserer Webseite zur Anmeldung für die PropTech Pitch Night nutzen, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:
Zweck der Datenverarbeitung
Die Daten werden verarbeitet, um den Anmeldeprozess zur PropTech Pitch Night zu verwalten, die Veranstaltung zu organisieren und zu koordinieren sowie um mit den Bewerberinnen und Bewerbern Kontakt aufzunehmen. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Durchführung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen) und für freiwillig bereitgestellte Informationen Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Speicherdauer
Die Daten werden für die Dauer der organisatorischen Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung gespeichert und spätestens drei Monate nach Abschluss der Veranstaltung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie uns keine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, Ihre Daten darüber hinaus zu speichern.
Weitergabe an Dritte
Die Daten werden ausschließlich von den internen Stellen verarbeitet, die für die Organisation der Veranstaltung zuständig sind. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist (z. B. an Dienstleister, die in die Organisation eingebunden sind, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO).
3. (Potenzielle) Vertragspartner und deren Mitarbeitende
Sie können unser Vertragspartner sein, sich in Vertragsverhandlungen mit uns befinden oder bei einem (potenziellen) Vertragspartner von uns angestellt sein. Wenn Sie uns personenbezogene Daten anderer Personen (z. B. Ihrer Mitarbeitenden, Geschäftsführenden oder sonstiger Personen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen über diese Datenschutzerklärung informiert sind und Sie die Daten nur übermitteln, wenn Sie hierzu berechtigt sind und die Daten korrekt sind.
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit schließen wir gegebenenfalls unter anderem Verträge zu folgender Art:
Wenn zwischen Ihnen und uns oder zwischen Ihrem Arbeitgeber/Ihrem Unternehmen und uns ein Vertrag besteht oder Verhandlungen über einen Vertrag geführt werden, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss und der Vertragsdurchführung verarbeiten. Hierzu können Ihr Name, Ihre Kontaktdaten sowie weitere Daten gehören, die für den Vertrag relevant sind (z. B. finanzielle Informationen), soweit sich diese Informationen auf Sie persönlich beziehen. Wir können auch Kontaktdaten von Mitarbeitenden verarbeiten, die auf Ihrer Seite mit der Abwicklung der Vertragsbeziehung betraut sind.
Zweck dieser Datenverarbeitung ist die Anbahnung, der Abschluss oder die Durchführung des Vertrags zwischen Ihnen bzw. Ihrem Arbeitgeber/Ihrem Unternehmen und uns. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit dem Vertragsabschluss oder der -durchführung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO oder – sofern der Vertrag mit Ihrem Arbeitgeber/Ihrem Unternehmen geschlossen wird – unser berechtigtes Interesse an der Durchführung und Verwaltung dieser Vertragsbeziehung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Bitte beachten Sie, dass die von Ihnen erbrachten Leistungen uns gegenüber auch Ihren Auftritt als Referent/in (z. B. auf einer unserer Veranstaltungen oder in einem unserer Calls) umfassen können und wir vereinbart haben, dass diese aufgezeichnet werden. In diesem Fall umfasst die zur Vertragserfüllung erfolgende Datenverarbeitung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO) auch Video-, Ton- und/oder Bildaufnahmen sowie deren spätere Nutzung/Verbreitung, soweit vereinbart.
3.1 Abschluss von Kauf- oder Verkaufsverträgen über Immobilien
Im Zusammenhang mit Kauf- oder Verkaufsverträgen über Immobilien können wir zusätzlich Daten zur Identität von Personen verarbeiten, die direkt oder indirekt an einem solchen Kauf oder Verkauf beteiligt sind, um die Richtigkeit der uns zur Verfügung gestellten Informationen zu überprüfen. Dies erfolgt zur Einhaltung der Vorgaben zur Geldwäscheprävention auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweils geltenden gesetzlichen Pflichten.
3.2 Bonitätsprüfungen
Für den Abschluss von Verträgen, insbesondere Mietverträgen, und soweit sich die Informationen auf Sie als identifizierbare Person beziehen, können wir zusätzlich Informationen, die wir zur Vorbereitung des Vertrags erhoben haben, zur Prüfung Ihrer Bonität verarbeiten. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Zahlungsfähigkeit unserer Mieter sicherzustellen. Bitte beachten Sie, dass solche Bonitätsprüfungen dazu führen können, dass Ihre Daten für ein sogenanntes Scoring verwendet werden, um Informationen zu Ihrer Kreditwürdigkeit zu erhalten, die auch zukünftigen Vertragspartnern, die entsprechende Prüfungen durchführen, zur Verfügung stehen können.
4. Bewerbende
Sie können sich – unter anderem über von uns betriebene Karriere-Webseiten – bei uns bewerben. Um Ihnen das für Sie bestmögliche Stellenangebot unterbreiten und offene Positionen innerhalb der Aroundtown-Gruppe und der mit Aroundtown verbundenen Unternehmen bestmöglich besetzen zu können, werden Ihre Bewerbungsdaten mit den jeweils in Betracht kommenden Konzerngesellschaften oder verbundenen Unternehmen geteilt, die für die betreffende Stelle verantwortlich sind und damit als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO fungieren (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Dies liegt sowohl in unserem Interesse als auch im Interesse der beteiligten Unternehmen, offene Positionen mit den bestgeeigneten Kandidaten zu besetzen. Zugleich erfolgt dies in Ihrem Interesse, um Ihnen ein möglichst passendes Angebot zu ermöglichen.
Im Rahmen Ihrer Bewerbung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten, Informationen zu Ihren Qualifikationen und bisherigen Berufserfahrungen sowie weitere Angaben, um eine geeignete Person für die jeweilige Position auszuwählen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Diese Datenverarbeitung ist erforderlich, um Bewerbungen zu bearbeiten und ggf. ein Beschäftigungsverhältnis vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO). Ohne die Verarbeitung dieser Daten können wir Ihre Bewerbung nicht berücksichtigen. Sie können uns darüber hinaus Informationen übermitteln, die auf unserer Karriere-Webseite als freiwillig gekennzeichnet sind (z. B. wie Sie auf die Position aufmerksam geworden sind). Soweit Sie solche Angaben machen, verarbeiten wir diese auf Grundlage Ihrer Einwilligung (§ 26 Abs. 2 BDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Ist Ihre Bewerbung nicht erfolgreich, werden Ihre Daten nach Abschluss des Auswahlverfahrens, spätestens jedoch nach sechs Monaten, gelöscht.
Sind Sie daran interessiert, auch künftig über andere passende Positionen informiert zu werden, speichern und verarbeiten wir Ihre Daten hierfür auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). In diesem Fall werden die Daten für 12 Monate aufbewahrt, sofern Sie Ihre Einwilligung nicht zuvor widerrufen.
5. Besuch unserer Geschäftsräume, einschließlich Videoüberwachung
Wenn Sie unsere Geschäftsräume besuchen, verarbeiten wir Ihren Namen und den Grund Ihres Besuchs, um Zugangs- und Zutrittskontrollen durchzuführen und damit die Sicherheit unserer Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Ohne die Verarbeitung dieser Daten können wir Ihnen keinen Zugang zu unseren Räumlichkeiten gewähren. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an der Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). In bestimmten Einzelfällen können wir zudem gesetzlich verpflichtet sein, bestimmte personenbezogene Daten aus Sicherheits-, Gründen der öffentlichen Gesundheit oder aus anderen wichtigen Gründen zu erheben (z. B. Informationen über Datum und Uhrzeit Ihres Besuchs zur Einhaltung verpflichtender Maßnahmen zum Schutz vor der Covid-19-Pandemie). Eine Verarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Vorgaben.
Zur weiteren Sicherung unserer Gebäude, Vermögenswerte, Mitarbeitenden und Besucher betreiben wir in bestimmten Bereichen unserer Geschäftsräume Videoüberwachungssysteme. Wenn Sie unsere Räumlichkeiten besuchen, können diese Kameras Ihr Bild erfassen. Wir verarbeiten diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses, unsere Geschäftsräume, unser Eigentum und Informationen sowie unsere Mitarbeitenden und Besucher vor Gefahren zu schützen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Eine Auswertung der Videoaufzeichnungen erfolgt nicht regelmäßig, sondern nur in Ausnahmefällen, etwa bei Verdacht auf Straftaten. Die Bilddaten werden maximal 72 Stunden gespeichert und anschließend gelöscht, sofern sie nicht für weitere Untersuchungen oder als Beweismittel im Zusammenhang mit einem Sicherheitsvorfall benötigt werden.
6. Einladungen zu und Teilnahme an Veranstaltungen
Wir können Sie zu unseren Veranstaltungen einladen. Zu diesem Zweck verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und ggf. Informationen zu Ihrer Beziehung zu uns (z. B. Geschäftspartner, Pressevertreter). Rechtsgrundlage ist entweder Ihre Einwilligung in den Erhalt entsprechender Einladungen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) oder unser berechtigtes Interesse an der Pflege und Weiterentwicklung der Beziehung zu Ihnen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Fotos gemacht werden, auf denen Sie ggf. erkennbar sind. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse an der internen Dokumentation unserer Veranstaltungen haben. Soweit wir Bilder, auf denen Sie deutlich erkennbar sind, für Marketing- oder Pressezwecke nutzen möchten, tun wir dies nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Einige Veranstaltungen finden digital statt, z. B. als Webcasts, Videokonferenzen etc. In diesem Fall werden zusätzliche personenbezogene Daten verarbeitet, etwa Ihre IP-Adresse und technische Informationen (z. B. Browserversion), um Ihnen einen sicheren und nutzerfreundlichen Zugang zu der digitalen Veranstaltung zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, digitale Veranstaltungen reibungslos zu ermöglichen. Wenn wir eine digitale Veranstaltung aufzeichnen möchten (z. B. Ton- oder Bildaufnahmen), tun wir dies nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).
Wenn Sie als Referent/in oder in anderer aktiver Rolle an einer (digitalen) Veranstaltung teilnehmen, beachten Sie bitte auch die Hinweise zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Ihrer vertraglichen Tätigkeit in Ziffer 3.
7. Pressemitteilungen und Medienanfragen
Wir versenden Pressemitteilungen und Updates (z. B. zu Projektentwicklungen, geschäftlichen Entwicklungen und anderen Initiativen) an Journalistinnen und Journalisten bzw. Pressevertreter, die wir kennengelernt haben (z. B. durch Übergabe Ihrer Visitenkarte auf einer Veranstaltung). Wenn Sie Pressevertreter sind, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen solche Informationen zuzusenden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Steuerung unserer öffentlichen Darstellung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Sie können uns außerdem kontaktieren, um solche Updates zu erhalten, indem Sie uns Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Name Ihres Unternehmens/Ihrer Institution/Ihres Arbeitgebers) per E-Mail an presse@aroundtown.de schicken. Wir nehmen Sie dann in den entsprechenden Verteiler für relevante Themen oder Standorte auf. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Übermittlung der Updates auf Ihre Anfrage hin).
Sie können den Erhalt von Pressemitteilungen jederzeit abbestellen, indem Sie uns eine E-Mail an die oben genannte Adresse senden.
8. Abhaltung von Hauptversammlungen
Sind Sie Aktionär/in oder Bevollmächtigte/r eines Aktionärs der Aroundtown SA, können wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Einberufung und Durchführung von Hauptversammlungen der Aroundtown SA verarbeiten. Diese personenbezogenen Daten können wir entweder direkt von Ihnen erhalten oder sie können uns von Dritten (z. B. Depotbanken) übermittelt werden.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung und/oder außerordentlicher Hauptversammlungen („Hauptversammlungen“) verarbeiten. Um Ihnen die Teilnahme und Ausübung Ihres Stimmrechts zu ermöglichen, können wir die Anzahl der von Ihnen am maßgeblichen Stichtag (Record Date) gehaltenen Aktien anhand der Bestätigung Ihrer depotführenden Bank verarbeiten. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten zu Ihrer Teilnahme an der Hauptversammlung verarbeiten (z. B. Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben dazu, ob Sie persönlich teilnehmen oder durch einen Bevollmächtigten vertreten werden, sowie ggf. erteilte Weisungen an den Bevollmächtigten). Ihre personenbezogenen Daten können auch dann verarbeitet werden, wenn Sie selbst nicht an der Hauptversammlung teilnehmen, z. B. wenn Sie eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen, Beschlussvorschläge einreichen oder im Vorfeld der Hauptversammlung Fragen zu Tagesordnungspunkten an das Unternehmen richten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 4, Art. 5 Abs. 3, Art. 7 und Art. 9 des Luxemburger Gesetzes vom 24. Mai 2011 über die Ausübung bestimmter Rechte von Aktionären in Hauptversammlungen börsennotierter Gesellschaften in seiner jeweils geltenden Fassung („Shareholders’ Rights Law“) sowie Art. 450-1 (2) des Luxemburger Gesetzes vom 10. August 1915 über Handelsgesellschaften in seiner jeweils geltenden Fassung.
Sofern wir beschließen oder verpflichtet sind, eine virtuelle Hauptversammlung abzuhalten, können wir zusätzlich Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre IP-Adresse über Webkonferenz-Tools verarbeiten, um einen ordnungsgemäßen Ablauf der virtuellen Hauptversammlung im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
Darüber hinaus werden die vorgenannten personenbezogenen Daten sowie Ihre Stimmabgaben verarbeitet, um die Teilnahmequote und die Abstimmungsergebnisse der Hauptversammlungen zu veröffentlichen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 11 des Shareholders’ Rights Law.
9. Hinweisgebersystem der Aroundtown-Gruppe
Die Aroundtown-Gruppe hat ein Hinweisgebersystem implementiert, das Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Dienstleistern ermöglicht, relevante Compliance-Verstöße über verschiedene Meldekanäle zu melden – auch anonym, wenn Sie dies wünschen. Informationen zu den verschiedenen Meldewegen finden Sie auf unserer Webseite. Wir bieten Meldungen per Post, E-Mail, Telefon, persönlichem Gespräch sowie über ein digitales Meldeportal an. Auf das digitale Meldesystem können Sie hier zugreifen:
https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=6UhYaE&c=-1&language=eng. Unter diesem Link erhalten Sie auch detaillierte Informationen zur Funktionsweise des Systems, zu Sicherheitsmaßnahmen und zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem digitalen Meldesystem.
Wir können personenbezogene Daten verarbeiten, die in Meldungen über das Hinweisgebersystem sowie in der anschließenden Kommunikation zu einem gemeldeten Vorfall enthalten sind, einschließlich Angaben zu möglichen Zeuginnen und Zeugen und zu beschuldigten Personen, im Rahmen unserer Untersuchungen und möglicher Folgemaßnahmen (z. B. arbeitsrechtliche Maßnahmen). Wenn potenzielle Hinweisgeber per Post, Telefon, E-Mail oder persönlichem Gespräch Kontakt aufnehmen, können sie freiwillig Kontaktdaten (z. B. Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) angeben, die Rückschlüsse auf ihre Identität zulassen. Die ausgewählten Personen, die mit der Kommunikation und den Untersuchungen betraut sind, werden regelmäßig zu Vertraulichkeit und Datenschutz geschult und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Rahmen der Untersuchung und abhängig davon, welche Gesellschaft der Aroundtown-Gruppe von dem Vorfall betroffen ist, können einige Daten von der jeweils betroffenen Konzerngesellschaft verarbeitet werden.
Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), Meldungen über mögliche Straftaten, schwerwiegende Compliance-Verstöße und sonstige Missbrauchsfälle innerhalb der Aroundtown-Gruppe entgegenzunehmen und zu untersuchen. Zusätzlich können einzelne Gesellschaften der Aroundtown-Gruppe rechtlich verpflichtet sein oder künftig verpflichtet werden, ein entsprechendes Hinweisgebersystem einzuführen. In diesen Fällen erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen gesetzlichen Pflichten nach dem anwendbaren nationalen Recht.
10. Datenverarbeitung zu IT- und IT-Sicherheitszwecken; Verarbeitung durch KI
Wir betreiben und nutzen IT-Systeme zur Verarbeitung personenbezogener Daten (z. B. E-Mail-Systeme). Zudem sind wir verpflichtet, die personenbezogenen Daten unserer Vertragspartner, Geschäftspartner und Mitarbeitenden angemessen zu schützen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Ihnen die Nutzung unserer IT-Systeme zu ermöglichen (z. B. E-Mail-Systeme oder Webseiten) und diese Systeme zu administrieren. Für diese IT-Systeme haben wir technische und organisatorische Maßnahmen implementiert und entwickeln diese fortlaufend weiter, um unsere Pflichten aus der DSGVO sowie anderen IT- und datenschutzrechtlichen Vorschriften zu erfüllen.
Zu diesen Zwecken können wir Informationen verarbeiten, die bei der Nutzung dieser Systeme anfallen, wie etwa den Namen, E-Mail-Adressen und Passwörter, Benutzernamen, Art und Inhalt von E-Mails (einschließlich Datum und Uhrzeit), IP-Adressen, Geräteinformationen und Netzstandorte. Der Umfang der Datenverarbeitung hängt vom jeweiligen IT-System und den eingesetzten IT-Sicherheitsmaßnahmen ab.
Diese Daten werden ausschließlich zur Aufrechterhaltung und Bereitstellung des Zugangs zu unseren IT-Systemen sowie zur Sicherstellung eines angemessenen IT-Sicherheitsniveaus verarbeitet. Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Art. 32 Abs. 1 DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere IT-Systeme zu nutzen, zu warten und vor Cyberangriffen und anderen Sicherheitsvorfällen zu schützen, die unser Unternehmen oder Ihre Daten beeinträchtigen könnten.
Wir können Dienstleister mit der Erbringung entsprechender IT-Sicherheitsleistungen beauftragen. Eine Datenübermittlung an diese Dienstleister erfolgt auf Grundlage von Art. 28 DSGVO in Verbindung mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
Wir können zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auch künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, soweit dies für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung richtet sich nach der jeweiligen Zwecksetzung, wie in den entsprechenden Abschnitten oben beschrieben. Sofern wir Dienstleister für den Einsatz von KI-Lösungen einsetzen, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 28 DSGVO in Verbindung mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag.
11. Weitere Zwecke der Datenverarbeitung
In bestimmten Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden weiteren Zwecken verarbeiten:
12. Weitergabe Ihrer Daten an externe Empfänger
Für einige der oben beschriebenen Zwecke können wir Ihre personenbezogenen Daten an andere Stellen weitergeben. Zusätzlich zu den Empfängern, die in dieser Datenschutzerklärung bereits ausdrücklich genannt sind, gehören dazu insbesondere Auftragsverarbeiter, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten, wie etwa:
Rechtsgrundlage für die jeweiligen Datenübermittlungen ist Art. 28 DSGVO in Verbindung mit den jeweiligen Auftragsverarbeitungsverträgen, die wir mit diesen Dienstleistern geschlossen haben. Darin verpflichten wir die Empfänger vertraglich, personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu verarbeiten.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten außerdem in bestimmten Fällen an andere Dritte auf Grundlage der in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke und Rechtsgrundlagen übermitteln, insbesondere an:
Soweit dies für interne Verwaltungs- und Organisationszwecke erforderlich ist, können wir Ihre personenbezogenen Daten zudem an andere Gesellschaften der Aroundtown-Gruppe weitergeben. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einer effizienten internen Verwaltung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).
13. Google Analytics
Wir setzen auf unserer Webseite den Analysedienst Google Analytics der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“) ein.
Bei der Nutzung von Google Analytics verarbeitet Google personenbezogene Daten, etwa IP-Adressen. Wir nutzen Google Analytics, um die Nutzung unserer Webseite auszuwerten und diese regelmäßig zu verbessern. Die gewonnenen Statistiken helfen uns, unser Angebot kontinuierlich zu verbessern und unsere Webseite für Sie interessanter zu gestalten.
Google Analytics verwendet Cookies, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und eine Analyse Ihrer Nutzung unserer Webseite ermöglichen.
Google Analytics wird zudem geräteübergreifend eingesetzt. Hierzu wird eine User-ID verwendet. Wenn Sie erstmals eine Seite besuchen, auf der Google Analytics eingesetzt wird, wird Ihnen eine eindeutige, anonymisierte ID dauerhaft zugewiesen. Diese ID wird geräteübergreifend verwendet und ermöglicht es Google, Interaktionsdaten von verschiedenen Geräten und Sitzungen einem Nutzer zuzuordnen. Aufgrund der Anonymisierung werden keine personenbezogenen Daten verarbeitet. Sie können dieser Verarbeitung dennoch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen, indem Sie Google Analytics auf allen von Ihnen verwendeten Geräten und Browsern deaktivieren. Das Verfahren zur Deaktivierung von Google Analytics ist oben beschrieben. Sie können die Auswertung auch in Ihrem Kundenkonto unter „Meine Daten“ → „Persönliche Daten“ deaktivieren.
Wir nutzen darüber hinaus die Funktion „Demografische Merkmale“ von Google Analytics. Unter demografischen Daten versteht man bestimmte Informationen über Personengruppen. Diese Funktion ermöglicht uns die Erstellung von Berichten mit Informationen über das Alter, das Geschlecht und die Interessen (sog. demografische Merkmale) der Nutzer unserer Webseite. Die Daten stammen aus interessenbezogener Werbung von Google, dem Google-Displaynetzwerk sowie aus Besucherdaten von Drittanbietern. Sie können diese Funktion jederzeit über die Anzeigeneinstellungen in Ihrem Google-Konto deaktivieren oder – wie oben beschrieben – Google Analytics insgesamt ausschalten. Zudem können Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics herunterladen und installieren, das unter http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de verfügbar ist.
Die von Google Analytics gesetzten Cookies haben eine Speicherdauer von drei Monaten, gerechnet ab Ihrem letzten Besuch.
Personenbezogene Daten können von Google auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Ein aktuelles Zertifikat ist hier einsehbar. Auf dieser Grundlage hat die Europäische Kommission beschlossen, dass Unternehmen, die nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, ein angemessenes Datenschutzniveau bieten (Angemessenheitsbeschluss gemäß Art. 45 Abs. 1 DSGVO).
Für viele andere Länder außerhalb der EU/des EWR liegt kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor. Mögliche Verarbeitungsstandorte sind unter https://www.google.com/about/datacenters/locations/ aufgeführt. In diesen Fällen bestehen zwischen den Google-Konzerngesellschaften Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter https://cloud.google.com/terms/sccs sowie unter https://policies.google.com/privacy/frameworks?hl=de.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google-Diensten ist Ihre Einwilligung – hinsichtlich der Speicherung bzw. des Zugriffs auf Informationen auf Ihrem Endgerät nach § 25 Abs. 1 S. 1 TTDSG sowie bezüglich der Verarbeitung der genannten personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Ihre Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über das Cookie-Banner widerrufen werden.
14. Datenübermittlungen in Drittländer
Bei der Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an externe Empfänger (siehe Ziffer 12) kann es dazu kommen, dass Ihre personenbezogenen Daten in andere Länder, einschließlich sogenannter Drittländer außerhalb der EU/des EWR, übermittelt werden, in denen gegebenenfalls kein mit der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau besteht. Bitte beachten Sie, dass Daten, die in einem anderen Land verarbeitet werden, dortigen Gesetzen unterliegen und ggf. von ausländischen Behörden, Gerichten oder Aufsichtsbehörden eingesehen werden können. Wir treffen jedoch die erforderlichen Maßnahmen, um auch in diesen Fällen ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Erfolgt eine Übermittlung in ein Land außerhalb des EWR, so beruht diese entweder auf einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, mit dem festgestellt wurde, dass in dem betreffenden Land ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, oder – sofern ein solcher Beschluss nicht vorliegt – auf dem Abschluss der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_de) und ggf. zusätzlichen Maßnahmen.
15. Sicherheit
Wir setzen angemessene, dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ein, um Verlust, Missbrauch oder Veränderung personenbezogener Daten, die wir verarbeiten, zu verhindern. Auch wenn wir nicht garantieren können, dass ein Verlust, Missbrauch oder eine Veränderung von Informationen niemals eintreten wird, bemühen wir uns nach besten Kräften, dies zu verhindern.
16. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, und löschen sie anschließend, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. aus steuer- oder handelsrechtlichen Vorschriften) eine längere Speicherung erfordern.
17. Ihre Datenschutzrechte
Je nach den Umständen des Einzelfalls stehen Ihnen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu. Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie sich an uns unter den in Ziffer 18 genannten Kontaktdaten wenden:
17.1 Auskunft
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und Zugriff auf diese Daten sowie Kopien hiervon zu erhalten. Dies umfasst Informationen über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter Daten, deren Empfänger sowie etwaige geplante Speicherzeiträume.
17.2 Berichtigung, Einschränkung der Verarbeitung, Löschung
Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen, unvollständige Daten vervollständigen zu lassen sowie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, z. B. wenn
(i) diese Daten für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind oder
(ii) die Verarbeitung auf einer von Ihnen widerrufenen Einwilligung beruht.
17.3 Verweigerung oder Widerruf Ihrer Einwilligung
Sie haben das Recht, die Bereitstellung personenbezogener Daten zu verweigern, die auf einer Einwilligung beruhen, und eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, ohne dass hiervon die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
17.4 Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling
Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.
17.5 Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln oder – soweit technisch machbar – direkt durch uns übermitteln zu lassen.
17.6 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen, soweit wir Ihre Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO) oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten.
Verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit zu widersprechen.
17.7 Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
18. Kontakt
Bei Fragen, Anregungen oder Beschwerden zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an unseren konzernweiten Datenschutzbeauftragten wenden unter:
dataprotectionofficer@ext.aroundtown.de
Sind Sie Investor/in, können Sie sich mit Investor-bezogenen Fragen einschließlich datenschutzrechtlicher Fragen an info@aroundtown.de wenden. Über diese Adresse können Sie sich auch aus Investor-Verteilern oder Newslettern austragen lassen.
19. Sonstiges
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit gemäß den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorgaben anzupassen. Bitte prüfen Sie diese Webseite regelmäßig auf Aktualisierungen.
Cookie-Einwilligung (CookieFirst)
Damit unsere Webseite ordnungsgemäß funktioniert, verwenden wir Cookies. Um Ihre gültige Einwilligung für den Einsatz und die Speicherung von Cookies in dem Browser einzuholen, den Sie zum Zugriff auf unsere Webseite verwenden, und diese Einwilligung ordnungsgemäß zu dokumentieren, setzen wir eine Consent-Management-Plattform ein: CookieFirst. Diese Technologie wird von der Digital Data Solutions B.V., Plantage Middenlaan 42a, 1018 DH Amsterdam, Niederlande („CookieFirst“) bereitgestellt (Webseite: https://cookiefirst.com).
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Auftragsverarbeitung
Wir haben mit CookieFirst einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich erforderlichen Vertrag, der sicherstellt, dass CookieFirst die Daten der Besucher unserer Webseite nur nach unseren Weisungen und in Übereinstimmung mit der DSGVO verarbeitet.
Server-Logfiles (CookieFirst)
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